Organiser un évènement d’entreprise demande une bonne organisation. Il faudra planifier les différentes étapes de préparation, et coordonner le travail des membres de l’équipe d’organisation. Qu’il s’agisse de réunions d’entreprises, d’un team building ou de diner professionnel, vous aurez différents aspects à considérer dans votre organisation.

La réussite d’un évènement d’entreprise ne se produit pas au hasard, et il est nécessaire de respecter certaines étapes essentielles. Découvrez dans cet article quelques conseils afin d’organiser en toute sérénité votre premier évènement professionnel.

Organiser un évènement d’entreprise : par où commencer ?

Les étapes de l’organisation de votre évènement d’entreprise se déclinent en plusieurs aspects à considérer. Il faudra en premier lieu définir le format de l’évènement d’entreprise que vous envisagez de faire selon vos objectifs. Ensuite, passez à une bonne planification, ajoutez quelques petits détails pour rendre l’évènement unique, et n’oubliez pas de prévoir un budget pour circonscrire vos dépenses.

Définissez le format

Il est nécessaire de commencer votre organisation par la définition claire et précise du format de l’évènement. Posez-vous les bonnes questions : est-ce un séminaire d’entreprise que vous souhaitez organiser ? Envisagez-vous plutôt un team building ? Peut-être s’agit-il plutôt d’un diner de gala avec vos partenaires ? Le format de l’évènement vous guidera sur les autres aspects à considérer.

Passez à la planification

Votre planification doit prendre en compte plusieurs aspects : le lieu de l’évènement, la logistique, le traiteur pour le repas ou le rafraichissement, la communication sur l’évènement, etc. Pour cela, vous aurez besoin de mettre sur pied une équipe qui travaillera à l’organisation de l’évènement.

Un aspect très important à considérer est la répartition des tâches. Chaque personne qui doit intervenir dans l’organisation doit avoir une idée claire de son cahier de charges. Un chronogramme est un outil qui vous serait très utile pour suivre l’évolution des différentes étapes de la préparation.

Le lieu de l’évènement doit faire l’objet d’une attention particulière. Il est important de vous rendre sur les lieux même s’il a été recommandé ou validé par vos collaborateurs. Vérifiez si effectivement le lieu correspond au format de votre évènement. Le cadre retenu doit être parfaitement adéquat ; vérifiez les détails comme la sonorisation, la climatisation, ou même les toilettes pour éviter tout imprévu.

Rendez votre évènement unique

Les petits détails sont importants pour rendre votre premier évènement d’entreprise unique et exceptionnel. Choisissez avec soin l’orchestre qui animera le diner de gala, ou un animateur sportif pour votre team building sportif. Prévoyez un coin photo pour garder des souvenirs intéressants. Apprêtez des gadgets personnalisés spécialement pour l’occasion, à distribuer aux participants et aux invités.

Ayez un budget

Pour un premier évènement d’entreprise, évitez le piège du sensationnel. Considérez la trésorerie de votre entreprise, et définissez clairement un budget en fonction de vos réels besoins pour l’organisation de l’évènement. Prévoyez une marge à ne pas dépasser, mais qui peut couvrir les éventuels imprévus.

Vous n’avez pas besoin de faire de grosses dépenses pour réussir l’organisation de votre premier évènement professionnel. Fixez-vous des objectifs, définissez des tâches, ayez une limite budgétaire à ne pas franchir, et déroulez votre organisation.

Autres conseils à ne pas négliger

Voici quelques autres conseils à ne pas négliger pour la réussite de votre premier évènement d’entreprise. Si vous cherchez plus d’informations sur l’organisation d’évènements, les ressources disponibles sur evenementiel.com peuvent vous être utiles.

Restez aimable

L’organisation d’un évènement d’entreprise peut être très éprouvante, surtout lorsqu’il s’agit du premier. Le jour de l’évènement, il est possible que vous soyez fatigué. Mais cela ne doit pas vous empêcher de demeurer aimable et courtois l’égard des participants. Les invités et les partenaires doivent repartir avec une bonne impression.

Faites un dernier check up

La veille de l’évènement, faites un dernier check up de tous les aspects de l’évènement. Rassurez-vous que tout est fin prêt pour un déroulement parfait de l’évènement le lendemain. Faites une dernière réunion avec l’équipe d’organisation pour une dernière mise au point sur les tâches de chaque personne.

Demandez des retours

Une bonne manière d’avoir une idée des ratés de l’évènement est de demander des retours. Invitez les différents participants à vous livrer leurs impressions sur le déroulement de l’évènement. Soyez ouvert aux remarques et aux critiques. Elles vous serviront en effet pour améliorer votre organisation dans l’avenir.

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